Informace o vnitřním oznamovacím systému společnosti

SLAVIA POJIŠŤOVNA A.S., IČ: 601 97 501 (dále jen „Společnost“)

podle ust. § 8 odst. 1 písm. e) zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (whistleblowing)

Jaké jednání lze oznamovat?

Oznámení musí obsahovat informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u Společnosti, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti, a které:

a) má znaky trestného činu,

b) má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100.000,- Kč,

c) porušuje zák. o ochraně oznamovatelů, nebo

d) porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti

1. finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,

2. daně z příjmů právnických osob,

3. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,

4. ochrany spotřebitele,

5. souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,

6. bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,

7. ochrany životního prostředí,

8. bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,

9. radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,

10. hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,

11. ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,

12. ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,

13. ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo

14. fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

Prací nebo jinou obdobnou činností se rozumí:

a) závislá práce vykonávaná v základním pracovněprávním vztahu,

b) služba,

c) samostatná výdělečná činnost,

d) výkon práv spojených s účastí v právnické osobě,

e) výkon funkce člena orgánu právnické osoby,

f) plnění úkolů v rámci činnosti právnické osoby, v jejím zájmu, jejím jménem nebo na její účet,

g) správa svěřenského fondu,

h) dobrovolnická činnost,

i) odborná praxe, stáž,

j) výkon práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění, nebo

k) ucházení se o práci nebo jinou obdobnou činnost.

Jakým způsobem lze oznámení učinit?
- Oznámení lze podat prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému Společnosti, který je sdílený s ostatními společnostmi ze skupiny SP Group a.s. Příslušnou osobou je Ing. Pavel Sehnal.
- Příslušná osoba je osoba, která je určená Společností k plnění povinností stanovených zák. o ochraně oznamovatelů, zejm. k přijímání a posuzování důvodnosti oznámení o možném protiprávním jednání, k navrhování (v případně důvodnosti oznámení) opatření k nápravě nebo předejití protiprávního stavu, aj. Společnost je oprávněna měnit příslušnou osobu ve formě dodatku k tomuto dokumentu.
- Oznámení je možné podat příslušné osobě:

a) Písemně doručením v obálce označené „VNITŘNÍ OZNAMOVACÍ SYSTÉM“, na které je uvedeno „Neotevírat, důvěrné“ na adresu:

příslušná osoba: Ing. Pavel Sehnal

adresa: Na struze 227/1, Nové Město, 110 00 Praha 1

b) Elektronicky na e-mailovou adresu: whistleblowing@spgroup.cz

c) Telefonicky na telefon příslušné osoby tel. č.: +420 221 907 217, pro příjem oznámení je telefonní linka dostupná v pracovní dny od 8:00 hod. do 18:00 hod.

d) Osobně příslušné osobě; pro tento případ je nutné domluvit si schůzku, a to s využitím uvedené e-mailové adresy nebo telefonního čísla.

Oznámení musí obsahovat údaje o jménu, příjmení a datu narození nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, ledaže bylo podáno osobou, jejíž totožnost je příslušné osobě známa. Současně je účelné sdělit telefonní číslo nebo e-mailovou adresu, jejichž prostřednictvím bude příslušná osoba s oznamovatelem komunikovat. Z oznámení musí být zřejmé, proti které osobě směřuje a jakého jednání se týká tak, aby bylo možné jej řádně prošetřit.
- Anonymní podání nejsou považována za oznámení a příslušná osoba je neprošetřuje.

Povinnosti oznamovatele
- Oznamovatel by vzhledem k okolnostem a informacím, které má k dispozici v době oznámení, měl mít pádný důvod se domnívat, že jím oznamované či zveřejňované skutečnosti jsou autentické a pravdivé. Nelze tedy oznamovat skutečnosti vědomě nepravdivé. Takovéto jednání může být sankcionováno.
- Při získávání dokladů prokazujících oznamované skutečnosti by se oznamovatel neměl dopustit jednání, které by mohlo mít charakter protiprávního jednání.
- Oznamovatel by měl jednat ve veřejném zájmu a v dobré víře, že jím podávané oznámení se opírá o věrohodná fakta a skutečnosti. Oznamovatel by měl být schopen identifikovat, jaké oblasti se protiprávní jednání týká, a promyslet jaké ověřitelné informace o ohlašovaném protiprávním jednání může poskytnout. Rozsah a kvalita předkládaných informací mohou pozitivně ovlivnit způsob prošetření oznámení.

Jaký je postup příslušné osoby po podání oznámení?
- Prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému lze oznámení podat ústně nebo písemně. Požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal.
- O přijetí oznámení je příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět oznamovatele, ledaže

a) oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo

b) je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.

Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím. Odst. 4.2 se použije obdobně.
- Zjistí-li příslušná osoba při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení podle zák. o ochraně oznamovatelů, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele.
- Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba navrhne Společnosti opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Je-li oznámení podáno u příslušné osoby povinného subjektu, pro který oznamovatel nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, navrhuje příslušná osoba nápravná opatření osobě, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nevylučuje-li to povaha věci. Nepřijme-li Společnost opatření navržené příslušnou osobou, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření; to neplatí, jde-li o opatření navržené jiné osobě než povinnému subjektu, který tuto příslušnou osobu určil. O přijatém opatření povinný subjekt neprodleně vyrozumí příslušnou osobu, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele. Odst. 4.2 se použije obdobně.
- Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci.
- O ústním oznámení pořídí příslušná osoba jeho zvukovou nahrávku nebo záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení. Zvukovou nahrávku ústního oznámení lze pořídit pouze se souhlasem oznamovatele. Příslušná osoba umožní oznamovateli, aby se k záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřil; vyjádření oznamovatele se k záznamu nebo přepisu přiloží.

Zákaz poskytnutí údajů a evidence a uchovávání oznámení
- Příslušná osoba neposkytne informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení. Tuto povinnost má i třetí osoba, která získá přístup k oznámením nebo do evidence údajů o přijatých oznámeních v rozporu se zák. o ochraně oznamovatelů.
- Informace o totožnosti oznamovatele je možné poskytnout jen s jeho písemným souhlasem, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů. Poskytuje-li příslušná osoba informaci o totožnosti oznamovatele orgánu veřejné moci je povinna o tom předem oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které je povinna informaci o totožnosti poskytnout, a umožnit oznamovateli, aby se k poskytnutí informace vyjádřil.
- Příslušná osoba je povinna v elektronické podobě vést evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu:

a) datum přijetí oznámení,

b) jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li jí tyto údaje známy,

c) shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jí její totožnost známa,

d) datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jejich výsledek.

Příslušná osoba je povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení.
- Do evidence oznámení, k dokumentům souvisejícím s oznámením a k uchovávaným oznámením má přístup v případě oznámení podaných prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému pouze příslušná osoba.

Ostatní možnosti podání oznámení

Kromě vnitřního oznamovacího systému Společnosti může oznamovatel oznámení podat na Ministerstvo spravedlnosti (https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/) nebo uveřejnit, a to za podmínek daných zák. o ochraně oznamovatelů.

V Praze dne 13.12.2023